Voor webshops en e-commerce teams
Webshop automatiseren: eerst het proces, dan de techniek
Webshop automatiseren begint niet bij software, maar bij het proces erachter: bestellen, versturen, terugsturen, boekhouden. Wij halen daar eerst het handwerk uit dat er niet hoort, en automatiseren daarna wat overblijft. Zodat jij weer bezig bent met verkopen in plaats van overtikken.
Bestelling binnen
Shopify · direct verwerkt
Voorraad gesynct
bol.com · nooit oversell
Track & trace gemaild
PostNL · klant weet alles
Factuur geboekt
Boekhouding · zonder overtikken
Werkt met de systemen die je al gebruikt
Ander pakket? Onze Core Engine, n8n, koppelt met vrijwel elk systeem met een API. Je hoeft dus niets te vervangen.
Herken je dit
Vier plekken waar webshops stilletjes tijd verliezen
Het echte verlies zit zelden in grote fouten. Het zit in de dagelijkse routine: handelingen die zo gewoon zijn geworden dat je ze niet meer ziet. Dit zijn er vier die vrijwel elke webshop zal herkennen.
Eén voorraad, drie waarheden
Je verkoopt via je eigen shop en een of twee marktplaatsen, maar de aantallen lopen nergens gelijk. Dus houd je buffers aan, zet je een bestseller te vroeg op uitverkocht, of verkoop je iets dat er niet meer ligt. Alle drie kosten ze omzet, en de excuusmail schrijf jij.
"Waar blijft mijn pakket?"
Het antwoord staat gewoon in de track and trace. Toch mailt de klant jou, en zoek jij het op. Tien keer per dag dezelfde vraag beantwoorden voelt als service, maar het is werk dat je proces hoort te doen.
Orders overtikken naar drie systemen
Elke bestelling gaat met de hand van webshop naar verzendpartij en boekhouding. Kopiëren, plakken, controleren. Het gaat bijna altijd goed. En die ene keer dat het misgaat, kost het een middag zoeken en een boze klant.
Retouren die administratief blijven slingeren
Het pakket is terug, maar dan begint het pas: terugbetalen, voorraad corrigeren, de reden ergens vastleggen. Het blijft liggen tot iemand tijd heeft, en intussen mailt de klant waar het geld blijft.
Zo werkt het in de praktijk
Volg één bestelling door een geautomatiseerde webshop
Stel: een webshop in sportvoeding. Eigen shop op Shopify, daarnaast verkoop via bol.com, verzending via PostNL en de boekhouding in Moneybird. Een bestelling komt binnen om 09:12. De eerste vier stappen draaien binnen twee minuten, zonder dat iemand iets aanraakt. De tijdstempels hieronder laten zien wanneer elke stap vanzelf gebeurt.
Order
Shopify → Core Engine
Bestelling #2841 komt binnen
Twee potten eiwitpoeder en een shaker. De order staat direct in het verzendsysteem en in de administratie. Niemand heeft iets overgetypt.
Vroeger: 4 minuten overtikken per order.
Voorraad
Voorraad → alle kanalen
Voorraad telt af, overal tegelijk
De eigen shop en bol.com tonen binnen een minuut dezelfde aantallen. Geen oversell, geen buffer die omzet kost, geen excuusmail.
Vroeger: twee keer per dag handmatig bijwerken, en hopen dat het klopte.
Verzending
Core Engine → PostNL
Verzendlabel en pakbon staan klaar
In het magazijn rolt de pakbon eruit met het label ernaast. Inpakken en meegeven is het enige handwerk dat overblijft, en dat hoort zo.
Vroeger: adres kopiëren naar de verzendsite, label los aanmaken.
Factuur
Core Engine → Moneybird
Factuur geboekt, betaling gekoppeld
De order staat als factuur in de boekhouding en de Mollie-betaling hangt eraan. Geen stapel "nog in te voeren" aan het eind van de maand.
Vroeger: het vrijdagmiddagklusje dat altijd uitliep.
Service
Klantvraag → automatisch antwoord
"Waar blijft mijn pakket?"
De klant krijgt binnen een minuut antwoord met de actuele track and trace status. Jij ziet de vraag pas terug in het overzicht, niet in je mailbox.
Vroeger: opzoeken, kopiëren, mailen. Tien keer per dag.
Retour
Retour → afgehandeld
De shaker komt retour
De klant meldt de retour zelf aan en krijgt direct een label. Zodra het pakket binnen is: voorraad gecorrigeerd, terugbetaling klaargezet, reden vastgelegd.
Vroeger: het bakje "nog uitzoeken" naast de werkbank.
Totaal handwerk aan deze bestelling: het inpakken.
Al het andere deed het proces. En dat is het punt van webshop automatiseren: niet minder controle, maar minder overtikken. Welke systemen jij ook gebruikt, de route is hetzelfde: eerst het proces recht, dan de systemen verbinden.
Onze aanpak
Webshop automatiseren, in deze volgorde
Automatisering is nooit het doel, een beter proces wel. Veel webshops automatiseren te vroeg: er komt een koppeling of een tool bij terwijl het proces eronder nog rammelt. Dan gaat de rommel alleen sneller, en zit jij alsnog elke avond te corrigeren.
Wij zijn bedrijfskundig opgeleid en kijken daarom eerst naar het proces zelf. Pas als dat klopt, bouwen we. Zo betaal je nooit voor een snelle versie van een slecht proces.
01
Eerst het proces scherp
We lopen de hele route langs, van bestelling tot retour. Waar wordt gewacht, dubbel ingevoerd, gecorrigeerd? Zo zie je precies waar de uren en de fouten zitten, en waar niet.
02
Verbeteren zonder code
Een deel van het handwerk verdwijnt al door het proces anders in te richten: een stap eruit, een afspraak duidelijker, een systeem dat je al hebt beter benutten. Daar komt nog geen regel code aan te pas.
03
Automatiseren wat het waard is
Wat dan nog dagelijks terugkomt, verbinden we: webshop, voorraad, verzendpartij, boekhouding, mailbox. Dat bouwen we op n8n, onze Core Engine, zodat je systemen met elkaar praten in plaats van via jou.
Uit de praktijk
Primepoint: een webshop die dit traject heeft doorlopen
Primepoint verkoopt fitnessproducten online. Voorraad over meerdere kanalen, een mailbox vol pakketvragen, handwerk per order: precies daar zat het lek. We hebben eerst het proces rechtgetrokken en daarna geautomatiseerd wat dagelijks terugkwam. Dit staat er nu:
0u
per week bespaard
0%
minder supporttickets
0
keer te veel verkocht
Waar lekt het in jouw webshop?
In een gratis Proces-Scan van 30 minuten lopen we samen door je bestel-, voorraad- en retourproces en wijzen we aan waar jij het meeste tijd terugwint. Vrijblijvend, geen verkooppraat. Je weet daarna in elk geval waar je staat.