Voor bouw- en installatiebedrijven
Bouw en installatie automatiseren, van offerte tot factuur
Je vakmensen draaien goede uren op de bouwplaats. Maar de offerte blijft liggen, werkbonnen zwerven in appjes en de factuur gaat te laat de deur uit. Bouw en installatie automatiseren begint bij die lekken, niet bij nieuwe software.
Aanvraag ontvangen
Website · direct bevestigd
Offerte verstuurd
Calculatie · zelfde dag
Werkbon binnen
Monteur · digitaal
Factuur verstuurd
Klus af · factuur klaar
Werkt met de systemen die je al gebruikt
Ander pakket? Onze Core Engine, n8n, koppelt met vrijwel elk systeem met een API. Je hoeft dus niets te vervangen.
Het uitgangspunt
Meer software is niet het antwoord
De meeste bouw- en installatiebedrijven hebben al systemen genoeg: een calculatiepakket, iets voor planning, een boekhoudpakket, en daaromheen Excel en de groepsapp. Het probleem is zelden een tekort aan software. Het probleem is dat die systemen niet met elkaar praten, en dat jouw mensen dat gat vullen met overtypen, bellen en appen.
Wij zijn bedrijfskundig opgeleid en kijken daarom eerst naar het proces zelf: de route van aanvraag tot betaalde factuur. Waar blijft werk hangen, wat gaat dubbel, welke informatie komt te laat op de bouwplaats? Automatisering is nooit het doel, een beter proces wel.
Herken je dit
Vier plekken waar het werk blijft hangen
Vier lekken die vrijwel elk bouw- of installatiebedrijf zal herkennen. Niet in de uitvoering, want die is meestal op orde. Wel in alles eromheen.
De offerte komt dagen na de aanvraag
De aanvraag komt binnen, maar de calculatie wacht tot de avond of het weekend. Terwijl jij rekent, heeft de klant twee andere partijen gebeld. Wie het eerst een goed voorstel stuurt, krijgt vaak de klus.
Bonnen op papier, uren in appjes
Werkbonnen liggen in de bus, uren staan in de groepsapp, en vrijdagmiddag mag kantoor alles bij elkaar puzzelen. Wat niet compleet binnenkomt, wordt niet of te laag gefactureerd. Dat is werk dat je wel geleverd hebt.
Bellen, appen en dubbel doorgeven
Een gewijzigd adres gaat via de planner, de voorman en nog een appje. Onderweg valt er altijd iets tussenuit. De monteur staat voor een dichte deur, mist materiaal, of hoort de wijziging pas als hij er al staat.
De klus is af, de factuur nog lang niet
Factureren kan pas als alle bonnen en uren binnen zijn. Zo gaat de factuur weken na oplevering de deur uit, en daarna begint het nabellen. Jouw geld staat intussen bij de klant.
Lees hoe je je factuurproces versnelt →Zo werkt het in de praktijk
Volg één klus van aanvraag tot betaalde factuur
Stel: een installatiebedrijf voor cv en elektra. Calculatie in Bouw7, planning in Simplicate, boekhouding in Exact. Een klant vraagt op maandagochtend een nieuwe cv-ketel aan. De tijdstempels hieronder laten zien wanneer elke stap vanzelf gebeurt, van aanvraag tot betaling.
Aanvraag
Website → Core Engine
Aanvraag voor een nieuwe cv-ketel komt binnen
De aanvraag staat meteen als klus in het systeem. De klant krijgt automatisch een ontvangstbevestiging en een moment waarop de offerte volgt.
Vroeger: een mailtje dat bleef liggen tot iemand tijd had.
Offerte
Calculatie → klant
Offerte de deur uit, dezelfde ochtend
Je maakt de calculatie, en de offerte gaat er netjes en compleet uit. Terwijl concurrenten nog moeten terugbellen, ligt jouw voorstel er al.
Vroeger: de calculatie wachtte tot de avond of het weekend.
Planning
Akkoord → planning
Klant zegt ja, de klus staat ingepland
Bij akkoord komt de klus meteen in de planning. De monteur krijgt adres, materiaal en tijdslot op zijn telefoon, zonder tussenkomst van kantoor.
Vroeger: bellen, appen en dubbel doorgeven, met kans op fouten.
Werkbon
Monteur → Core Engine
Werkbon en uren digitaal binnen
De monteur vult de werkbon af op locatie: gewerkte uren, gebruikte materialen, een foto van de installatie. Alles hangt direct aan de juiste klus.
Vroeger: bonnen in de bus, uren in de groepsapp, vrijdag puzzelen.
Factuur
Core Engine → Exact
Factuur klaar zodra de klus af is
Uren en materialen van de werkbon stromen naar de factuur in Exact. Diezelfde dag staat de factuur klaar voor akkoord, in plaats van weken later.
Vroeger: de factuur ging weken na oplevering de deur uit.
Betaling
Herinnering → automatisch
Betaalherinnering gaat vanzelf
Staat de factuur na de termijn nog open, dan gaat er automatisch een vriendelijke herinnering. Jij ziet alleen wat echt aandacht vraagt.
Vroeger: zelf onthouden na te bellen, of het bleef liggen.
Van aanvraag tot betaling: kantoor tikte niets over.
De monteur deed zijn werk, jij hield de regie. Al het overtypen, doorbellen en nazoeken deed het proces. Zo werkt bouw en installatie automatiseren: eerst de route recht, dan de systemen verbinden.
Onze aanpak
Bouw en installatie automatiseren, in de juiste volgorde
Wie een rommelig proces automatiseert, maakt de rommel alleen sneller. Daarom werken wij altijd in deze volgorde: eerst scherp krijgen, dan verbeteren, dan pas bouwen.
01
Eerst het proces scherp
We lopen jouw route van aanvraag tot betaalde factuur na. Waar blijft werk liggen, wat wordt dubbel ingevoerd, en welke informatie bereikt de bouwplaats te laat? Dat leggen we zwart op wit vast.
02
Verbeteren zonder code
Veel lekken verdwijnen al met een strakkere route en duidelijke afspraken tussen kantoor en buitendienst. Dat kost geen software en geeft direct rust, binnen en buiten.
03
Automatiseren wat het waard is
Wat daarna nog handwerk is, automatiseren we met n8n als Core Engine. Die verbindt je calculatie, planning en boekhouding: werkbon binnen, uren geboekt, factuur klaar. Zonder dat iemand iets overtypt.
Uit de praktijk
Zelfde aanpak, ander proces
Primepoint is een e-commerce bedrijf in fitnessapparatuur, geen installatiebedrijf. Maar het patroon is in de bouw net zo herkenbaar: informatie zwerft tussen systemen en mensen vullen het gat met handwerk. We hebben eerst het proces rechtgetrokken en daarna geautomatiseerd. Dit leverde het op:
0u
per week bespaard
0%
minder supporttickets
0
keer te veel verkocht
Jouw proces is anders: offertes, werkbonnen, planning, facturatie. De aanpak is hetzelfde: eerst het lek vinden, dan pas bouwen.
Lees de volledige case →Waar lekt het bij jouw bedrijf?
In een vrijblijvende Proces-Scan van 30 minuten lopen we jouw route van aanvraag tot betaalde factuur na. Je krijgt een eerlijk antwoord op waar je het meeste tijd terugwint, ook als dat zonder ons kan. Geen verplichtingen, geen verkooppraat.